Richtlijnen en criteria subsidieaanvraag

In principe kan iedereen die meebetaalt aan de reclamebelasting een beroep doen op het fonds. Voorwaarde is wel dat u verenigd bent (bijvoorbeeld in een vereniging, stichting of commissie) en dat de aanvraag collectief geschiedt. Dit betekent dus dat een individuele ondernemer geen aanvraag kan indienen. De aanvraag ziet op het houden van evenementen in de binnenstad van Harlingen.

Het bestuur van Ondernemend Harlingen, hierna te noemen: het bestuur, beheert de subsidiepot.

Het indienen van subsidieaanvragen: hierna te noemen: de aanvraag kan telkens tot uiterlijk twee weken voor de volgende vergadering van het bestuur. Het bestuur toetst tijdens de bestuursvergadering of de aanvraag voldoet aan de volgende richtlijnen:

1. Het evenement dient een collectief doel in het betrokken gebied (zone A of zone B) binnen de gemeente Harlingen.
2. Het evenement betreft geen reguliere gemeentelijke taak, m.a.w. het is een evenement en is representatief voor het betrokken gebied.
3. Om in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het Ondernemersfonds moet een activiteit bijdragen aan:
   • het versterken van de samenwerking tussen lokale ondernemers in de gemeente
   • het versterken van de economische structuur van de gemeente
4. Het evenement conflicteert niet met andere evenementen in de stad.
5. Het evenement is innovatief en/of vernieuwend.
6. Het evenement richt zich op de promotie en marketing van Harlingen en ondersteunt het merk “Harlingen, Welkom aan Zee”.
7. Het evenement is op democratische wijze tot stand gekomen.
8. Aanvragen kunnen uitsluitend door verenigingen, stichtingen of een andere organisatie die het collectief belang van de binnenstad dient, worden ingediend die gevestigd zijn in de gemeente Harlingen. Aanvragen kunnen dus niet door een individueel persoon worden ingediend.
9. De organisatie doet een aanvraag voor een evenement dat nog gerealiseerd moet worden dus een aanvraag voor een toekomstige besteding.
10. De aanvraag dient uiterlijk 12 weken voorafgaand aan het evenement bij het bestuur te zijn ingediend.
11. De aanvraag dient onderbouwd te zijn met een gespecificeerde begroting van het gehele evenement.
12. Er kan nooit sprake zijn van een (meerjarige) structurele financiering of een begrotingstekort. Er moet sprake zijn van een sluitende begroting.
13. De aanvraagprocedure:
    1. De aanvraag wordt digitaal via ondernemendharlingen.nl ingediend. Door middel van een automatische reply wordt de aanvraag bevestigd. De secretaris controleert of de aanvraag compleet is en vraagt zo nodig meer gegevens voorafgaand aan de behandeling van de aanvraag.
    2. Het bestuur behandelt de aanvraag in de eerstvolgende bestuursvergadering na het indienen van de aanvraag en neemt een besluit.
    3. Het bestuur behoudt zich het recht voor om nadere informatie bij de organisatie op te vragen.
    4. De aanvraag wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd, welke toetst aan de hand van de richtlijnen en criteria.
    5. Gaat het bestuur met de aanvraag akkoord, dan wordt de zogenaamde toekenningsbrief per email verzonden met daarin het goedgekeurde bedrag.
    6. Gaat het bestuur niet akkoord met de aanvraag, dan wordt dit per email medegedeeld aan de organisatie met opgave van reden.
    7. Er bestaat geen mogelijkheid om bezwaar in te dienen tegen een afwijzing door het bestuur. Het staat de organisatie vrij om nadere uitleg te vragen waarom de aanvraag is afgewezen.
14. Het geld van de toegekende aanvraag blijft bij het bestuur in de subsidiepot en komt pas in de kas van de organisatie terecht na indiening en goedkeuring van de aanvraag en na overleg van de uitbetalingsverklaring met daarbij kopie facturen en bankafschriften. Deze uitgaven komen terug in de jaarrekening van Ondernemend Harlingen.
15. Het toegekende bedrag geldt altijd als een maximumbedrag: het bestuur kan de uiteindelijke hoogte van de financiële steun naar beneden aanpassen of deze geheel intrekken, als de uiteindelijke verklaring en/of verantwoording niet of onvoldoende of onjuiste informatie bevat.
16. Aanvragen kunnen worden afgewezen als de subsidiepot van Ondernemend Harlingen leeg is.
17. Financiering vindt alleen plaats als er sprake is van een eenmalige evenement. Er kan geen aanvraag bij Ondernemend Harlingen worden gedaan voor structurele financiering.
18. Lenen uit de subsidiepot van Ondernemend Harlingen is niet mogelijk.
19. De organisatie voldoet zelf de facturen.
20. Het evenement wordt uitgevoerd en de organisatie verantwoordt de uitgaven d.m.v. de uitbetalingsverklaring met daarbij kopie facturen en bankafschriften aan het bestuur.

Ondernemend Harlingen oordeelt niet inhoudelijk over de evenementen maar kan eventueel wel tips geven, bijvoorbeeld omdat elders in de stad vergelijkbare plannen bestaan en door samenwerking wellicht een kostenvoordeel te behalen valt. De planvorming en het inhoudelijk debat over de bestedingen worden dus volledig door de organisatie zelf gevoerd.

Soms is het voor een evenement noodzakelijk om toestemming van de gemeente Harlingen te vragen, bijvoorbeeld vanwege benodigde vergunningen. Wilt u weten of dat voor uw evenement ook van toepassing is? Neem dan contact op met de gemeente Harlingen.